Kinh nghiệm tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Doanh nghiệp của bạn vừa tạo ra thêm một nhãn hiệu sản phẩm mới? Bạn muốn tổ chức một sự kiện thật hoành tráng để ra mắt, giao lưu, giới thiệu sản phẩm tới các khách hàng tiềm năng? Vậy việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới cần bắt đầu từ đâu, tiến trình như thế nào và chúng ta cần lưu ý những gì? Hãy cùng Vega Event tham khảo những chia sẻ dưới đây để có một sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công và ấn tượng nhé.


Lên kế hoạch trước ngày tổ chức một tuần 
Trước ngày sự kiện chính thức bắt đầu, chúng ta cần hoàn thiện các công tác chuẩn bị sau đây:
•    Thiết kế, đặt làm và in ấn các băng rôn biểu ngữ, các tài liệu sản phẩm cho khách hàng, đối tác, …
•    Gửi thư mời, thư thông báo về thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện cho các vị khách mời, đối tác, các khách hàng, …
•    Liên hệ với các bên truyền thông báo chí để có kế hoạch hợp tác, tìm hiểu xem họ có cần hỗ trợ gì về mặt trang thiết bị hay nhân sự không để chuẩn bị trước.
•    Liên hệ với các bên cho thuê hệ thống âm thanh, chiếu sáng, hình ảnh để thuê các thiết bị cần thiết
•    Thiết kế và đặt làm thẻ đeo cho đội ngũ nhân sự trong ban tổ chức sự kiện
•    Lên kế hoạch dẫn dắt và tổ chức chương trình, sự kiện, đồng thời chỉ định nhân sự làm MC hoặc thuê đội ngũ MC chuyên nghiệp
•    Phân bổ công việc, chia nhóm làm việc và phổ biến nhiệm vụ một cách rõ ràng, đầy đủ
•    Nếu có chương trình ăn uống nhẹ thì cần liên hệ với bên đối tác cung cấp đồ ăn

Kế hoạch chuẩn bị một ngày trước sự kiện 
•    Kiểm tra lại thật kỹ lưỡng xem đã có đầy đủ các tài liệu, trang thiết bị, đặc biệt là những trang thiết bị thiết yếu cho sự kiện
•    Nhắc nhở lại lịch hẹn với các bên đối tác
•    Tiến hành sắp xếp và đánh giá lại kế hoạch dàn dựng bàn ghế, bệ bục, biển biểu, băng rôn đã hợp lý hay chưa
•    Kiểm tra lại lịch tiếp khách quan trọng

Vào ngày diễn ra sự kiện
•    Luôn bám sát kế hoạch đã đề ra
•    Đảm bảo đã có đầy đủ các tài liệu cần thiết
•    Kiểm tra việc chuẩn bị thực phẩm cũng như nhắc nhở đội ngũ phục vụ ăn uống
•    Kiểm tra lại khu vực sân khấu xem các thiết bị có hoạt động tốt không
•    Liên hệ và đón tiếp các vị khách mời, các đối tác truyền thông báo chí

Kế hoạch tuần sau sự kiện 
•    Gửi thư mời cảm ơn tới các đối tác, các vị khách mời
•    Đánh giá lại hiệu quả của chương trình để rút kinh nghiệm cho những lần sau

Để tổ chức thành công một sự kiện không phải là điều dễ dàng, đặc biệt nếu chúng ta chưa có nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên nếu bạn cảm thấy chưa tự tin vào khả năng lên kế hoạch, điều phối và giám sát việc tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay tới Vega Event chúng tôi. Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn thật chu đáo, tận tình.

Like và Chia bài viết: